忘年会や新年会などの飲み会の幹事をやることになってしまったあなた。
めんどくさい事を引き受けてしまった、やるからにはしっかり準備しなきゃな、とか色々悩んでいたりしませんか？
今回は失敗しない飲み会幹事のコツについて伝えていきます。
飲み会の幹事は仕事に必要なスキルアップの練習だと思え
飲み会の幹事は入社1年目の新社会人や若手のビジネスマンに任されることが多いです。任されたことによってめんどくさい、気が重い、やりたくないなどとネガティブな感情が芽生えることが多いと思いますが、幹事を経験すると飲み会の日程を決める、スケジュールを決める、人数を決める、会費を決める、お店に予約を取る、当日の進行などと、計画力、調整力、提案力、トーク力などのビジネスに必要なスキルの練習になります。
たしかにめんどくさいことばかりでやりたくない役回りですが、経験すると今後の人生に役に立つ良い練習になります。ネガティブな感情になりがちですが、ポジティブに気持ちを切り替えてみましょう。
みんなの意見は全て取り入れない。自分で決める。
飲み会の参加人数が増えれば増えるほど大変です。食べ物の好き嫌い、禁煙喫煙、日程や時間など、全員の意見を聞いて決めた方がたしかに全員の満足度は高いですが、全員の意見を取り入れていると収拾がつかなくなります。
なので自分が良いと思った選択肢を選択してさっさと決断しちゃいましょう。幹事はあなたです。
「文句のある人は参加するな」といった心構えの方が気持ちが楽です。
幹事のサポートメンバーを集める
少人数の規模の飲み会なら必要ないかもしれませんが、職場の忘年会や新年会などの人数の多い大規模な飲み会であれば、サポートメンバーを集めたほうが良いです。
特に仕事が忙しくてなかなか手が回らない時は思い切って人の手を借りてしまいましょう。
全て丸投げするのはよくないですが、お店の候補をいくつかピックアップしてもらったり、事前に会費を集金する予定なら分担してもらったり、飲み会当日の進行補助をしてもらったり、自分一人であれもこれもやると大変なので、信頼できそうな仲間を集めて、思い切って役割を分担しちゃいましょう。
余裕を持ったスケジュールを立てる
飲み会当日までにやることは、飲み会の日程を決める、人数をある程度確定させる、お店を選ぶ、お店に予約をする、会費を決める、人数変更の確認をするなど、意外と決めること、やらなきゃいけないことが多いです。だから幹事はめんどくさいってことでもあるんですけどね。
これらを飲み会当日までにやなきゃいけないので、飲み会当日の1ヶ月くらい前からタスクを切ってスケジュールを立てて行動することが大切です。
特に年末年始の忘年会や新年会のシーズンはお店の予約がとりづらいので早めにお店のピックアップと予約は肝心です。
店選びは駅近＆個室がベター。地雷店を踏むな。
幹事の悩みの1つにお店選びがあります。お店選びは飲み会の参加者の年齢や性別、好みなので、色々考えなくていけないことがありますが、まず間違いのない条件が「駅近」と「個室」です。
なぜなら駅から離れていると移動するのに大変ですし、開放された席より個室のある席の方が声が聞き取りやすく話しやすく、落ち着いて食事をすることができるので、まず選んで間違いない条件です。
よくあるのがお店の雰囲気だけが良いだけで料理も美味しくなく、店員さんの対応もイマイチなお店が稀にあります。
俗に言う地雷店を見分けるコツですが、食べログやぐるなびの口コミを見て判断するのが1つの手です。
また客1人あたりの単価が3,000円以下のお店は一概には言えませんが、一応気をつけておいたほうが良いです。客単価が安いお店は食材や準備に掛かるコストが安い傾向があり、それに比例して料理も美味しくないですし、そこで働く従業員の人件費も安く設定している傾向があるので、社員教育が充実していなく、接客対応が悪い可能性があります。
あとは実際に下見に行くのが、1番地雷店を見分けるのにベストな方法です。百聞は一見に如かずとはこのことです。
人数が多い場合は飲み放題＆コースがおすすめ
飲み会の参加人数が少人数の場合は席だけ予約して当日は自由に飲み物や食べ物を注文する感じでも良いと思いますが、忘年会や新年会などの大人数になりそうな場合は飲み放題とコース料理にしておいた方が良いです。
なぜなら飲み放題＆コース料理の場合は1人あたりに料金が固定されているので、会費を回収するのが楽だからです。
また飲み放題にしておけば、お酒をめちゃくちゃ飲む人が参加者にいたとして、いざ会計してみたら予定していた予算から大きく外れてしまうなんて自体も防ぐことができます。
コース料理が想像していた量より少なくて満足できない場合もありますが、その場合はコース料理とは別に1品や2品追加で注文すれば問題ありません。
飲み会の会費は少し上乗せして設定する
飲み会の会費は少し上乗せして設定しておきましょう。なぜなら当日ドタキャンが出た場合にキャンセル料を上乗せして集めたお金で支払うことができるからです。
大人数の飲み会になれば、大体1人や2人くらい当日キャンセルする人が出てきます。お店によってはキャンセル料全額支払わなくていけないお店もありますので、参加者から少し上乗せした会費を回収しておけば、キャンセル料に補填することができます。
ただでさえ大変な幹事役の人が、自分勝手なドタキャンをした人のためにお金を負担する必要はありません。
仮に当日ドタキャンが1人もいなかったら、上乗せした分は会計の後に返金したり、二次会の費用に充てても良いわけです。
お店に予約する時はあえて少ない人数で予約する
お店に予約すると時は実際の参加人数より、あえて少ない人数で予約しましょう。
これも、当日ドタキャンによるキャンセル料の支払いを防止する方法です。
あえて少ない人数で予約を取っておけば、当日キャンセルが出たとしても予定人数より少ない人数で予約しているのでキャンセル料が掛かりません。
例えば、実際の参加人数が10人の場合は、お店には8人で予約しておきます。そして当日2人キャンセルが出た場合は8人で予約していたのでキャンセル料は掛かりません。
仮にキャンセルが1人もなく、全員参加の場合、お店の人には「すみません、2人ほど増えました」と言えば、お店側からしたら2人分の売上が増えるのでうれしいですし、コース料理だった場合でも、うまく2人分増えた料理を調整してくれます。
2人増えたぐらいであれば、少し詰めれば席にも座ることができるでしょう。
ある程度こういった柔軟な対応してくれそうなお店を選ぶこともコツの1つです。
飲み会の会費は事前に回収。または飲み会のスタート時に回収する
飲み会が終わりに近づき会計をしようとして、参加者から会費を1人1人回収するのは大変です。お酒を飲むとアルコールが回って、ちゃんとお金を払ってくれない人も中にはいるかもしれません。人数が多い飲み会ならなおさらです。
こういったリスクを回避するために、職場の忘年会や新年会であれば、飲み会の何日か前から事前に会費を回収しておきましょう。
回収するときは参加者のリストを作っておき、回収できた人に印をつけて取りこぼしのないようにするのがベストです。
職場以外の飲み会の場合は、飲み会のスタート時、例えばお店に着いた時に会費を回収しておけば問題ありません。
二次会の目処を考えておく
できれば二次会なんてめんどさいことはしたくないかもしれませんが、一次会に参加した人が二次会もやりたいって人が多ければ、嫌々二次会をやらなきゃいけない空気になるかもしれません。
そういった場面にそなえて、二次会に何をやるか、どこに行くかはある程度考えておいたが方良いです。カラオケだったらこの店で、もう一軒飲むのであればあの店で、といった感じで二次会の候補をいくつかピックアップしておきましょう。いざという時にグダグダしないで済みます。
飲み会の成功は準備で全てが決まる。当日はなんとかなるから気軽でいよう。
ここまで準備しておけば、あとは当日はなんだかんだ、なんとかなります。
人数をある程度確定して、お店を予約して、会費の回収目処も立っていれば70％以上は成功と言えるでしょう。
あとは飲み会当日の進行とかは割となんだかんだうまくいきます。幹事のことを気にかけて手助けしてくれる人もいるので、飲み会当日はドッシリ構えて参加すれば大丈夫です。
それにせっかく忙しい時間を使って苦労して企画したのですから、楽しまないと損です。
飲み会の幹事はめんどくさいことが多く大変ですが、幹事を経験しておけば仕事でも役に立つメソッドが多いので良い経験になると思います。
それに失敗しても取り返しのつかないことにはならないので、全然失敗しても大丈夫です。どんどんチャレンジしてどんどん失敗しましょう！
