飲み会の幹事にとって1番のリスクは「当日ドタキャンによるお店へのキャンセル料の支払い」ではないでしょうか。忘年会・新年会の季節、幹事の人は本当にお疲れ様です。
今回はドタキャンによって発生するキャンセル料を防止するテクニックについて伝えていきます。
コース料理は注文しない。席だけ予約する ※少人数の飲み会に限る
そもそもお店がキャンセル料を請求する理由は、キャンセルによって食材の仕入れが無駄になってしまうことによる損失を補填するのが主な理由だと思います。
その他、食べログやぐるなびなどを使って手軽に予約ができてしまう時代なので、自分勝手で気軽な予約を防止するための抑止力として、キャンセル料を設定しているのではないかと思います。
それならコース料理は予約しないで、大体の人数分の座席だけ予約してしまえば、キャンセル料は掛かりません。しかし席だけ予約する場合は、席だけの予約でもキャンセル料が発生するのか、念のためお店には確認をした方が良いでしょう。
ただし職場の忘年会や新年会など、割と人数が多めな飲み会の場合は、コースを料理を予約した方が逆に効率的なので、この対策は人数が少ない飲み会に限られるとは思います。
予約する時は実際の人数よりあえて少ない人数で予約を取る
お店に予約をする時は実際の人数より、あえて少ない人数で予約を取ることを強くおすすめします。
例えば実際の参加人数は8人だったとしても、お店には6人分で予約を入れます。当日2人ドタキャンが発生してしまった場合、もともと6人で予約を取っていたのだから、キャンセル料は発生しません。
仮に8人全員揃った場合は、お店側には「人数が2人が増えました」と伝えれば、お店側は2人分の売上を得られるのでラッキーですし、大体のお店はうまく調整して、増えた分の料理やお酒も準備してくれます。
つまり、あえて少ない人数で予約を取れば、自分達はキャンセル料が発生しないメリットと、お店側は売上が増えるメリットが生まれます。
飲み会の会費は少し上乗せした金額を設定して回収する
飲み会の会費はお店に支払う金額より少し上乗せした金額で、参加者から回収するのをおすすめします。
理由はキャンセル料が発生した場合に、上乗せして余分に集めた金額からキャンセル料に補填することができるからです。
例えば、1人3,500円のコースを8人で予約した場合、お店側には8人×3,500円=28,000円支払うことになります。
そして1人500円上乗せした4,000円分の会費を参加者から回収したとすると、8人×4,000円=32,000円集まります。
実際にお店に払う28,000円と32,000円の差額は4,000円なので、この余った4,000円をドタキャンのキャンセル料に充てることができるわけです。
仮に全員参加できたとしても、あとで全員に返金してもいいし、二次会をやるなら二次会の費用に回してもOKです。幹事のイベント企画料として取っても良いです。
気をつけることは、お店の金額が税抜き価格なのか、税込み価格なのかはしっかり確認した方が良いです。税込み価格だと思って会費を設定したら、実は税抜き価格で会計の時に焦ってしまう転回もありえます。
お店にキャンセル可能日とキャンセル料を確認する
お店に予約する時は、予約人数やコース内容を伝える他に、「何日前ならキャンセル料が掛からないか」を必ず確認しましょう。
これを確認しておかないと、仮に飲み会の2日前に参加者からキャンセルの連絡が来て、お店に人数の変更を伝えたら、キャンセル料が発生してしまったという事案もありえます。
予約する時は「人数変更はいつまで可能か」「キャンセル料はどのくらいの掛かるのか」をしっかり確認しましょう。そして参加者には飲み会の何日前にキャンセルすると、キャンセル料がどれくらい掛かるということもしっかり伝えましょう。
可能なら会費を事前に回収する
飲み会が職場のメンバーで集まる飲み会なら、会社にいる時に事前に会費を回収するのも1つのテクニックです。
事前に会費を回収しておけば、当日ドタキャンが出てキャンセル料が発生しても、その場で払うことができますし、一度お金を払ってしまった参加者は、途中で飲み会に行くのがめんどくさくなっても、お金を払ってしまったので気軽にキャンセルすることができないでしょう。
ただし職場以外の飲み会の場合は、こういった事前回収は向いていません。なぜなら毎日会ってるわけではないからです。
飲み会前日にリマインダーを送る
お店に予約を取ってあとは飲み会の当日を待つだけの状況だった場合、キャンセル可能締切日に参加者に欠席がいないかリマインダーを送りましょう。さらに飲み会前日にも、念の為リマインダーを送りましょう。
参加者の中には飲み会の存在を忘れているメンバーもいるかもしれまん。
ドタキャンした人に怒りを向けない。あとでしっかり大人の対応をしてもらう
幹事の人は忙しい中、飲み会の企画をしているわけですからドタキャンされたら幹事の人にとっては、ドタキャンした人のことを怒りたくなるでしょう。
上記のようなドタキャン対策をしていれば、ドタキャンを防ぐ確率は上がりますが、100%防ぐ方法はありません。
急な体調不良だったり、社会人になって仕事をしていれば急な仕事が舞い込んでしまうこともありますし、結婚して家庭を持ってたりするといろいろな事情が出てきてドタキャンせざるを得ない自体になってしまうこともあるかもしれません。
実際にドタキャンが発生してしまったら、幹事はその人のことを責めるのでなく、あとでしっかり大人の対応（キャンセル料の請求）をすればそれで解決です。
ドタキャンによりキャンセル料は事前に対策と準備をしていれば大丈夫です。
