会社に出社して働くスタイルからリモートワーク・在宅勤務になると、すべての業務をオンライン上でやり取りしなくていけません。
Web業界やIT業界はリモート環境に適したツールを、コロナ過でリモートワークが浸透する前から導入している企業が多いですが、それ以外の一般的な企業ではまだまだオンライン上の便利なツールを知らない企業も多いです。
今回はリモートワーク・在宅勤務で最低限必要なオンラインツール、あると便利なオンラインツール。について紹介します。
チャット系ツール
リモートワークで社内や社外の人と連絡を取り合うのに、メールを使っている人はまだまだ多いと思いますが、チャットツールを使うとメールより格段に便利です。
チャットツールを使って連絡すると、具体的には下記のようなメリットがあります。
- メールよりやり取りが早く、スピーディー。
- メールより手軽に連絡できる。
- メールより会話に近い感覚で伝えられる。
- 「〇〇様お世話になっております。」というようなメール特有の謎の儀式をしなくても良い。
- スタンプが使えて意思疎通できる。
- グループチャットができて関係者間でのやり取りが容易。
など、上記は一例ですがメールよりたくさんのメリットがあります。
チャット系ツールは色々ありますが、その中でもよく使われているチャットツールを紹介します。
Slack（スラック）
Slack（スラック）は1対1のコミュニケーションはもちろん、プロジェクトごとにグループを作って複数人とコミュニケーションができます。またビデオ通話にも対応しています。
デスクトップアプリはもちろん、iOSとAndroidにもアプリもあるので、外出先からでメッセージの確認や送信が可能です。またGoogle Chromeなどのブラウザからでも操作が可能です。
Slackを使うとストレスのないメッセージのやり取りが可能ですし、下記のメリットがあります。
- 相手がオンラインかオフラインか分かる（離席中にできる）
- 相手が今メッセージを入力中かリアルタイムで分かる（メッセージの譲り合いが可能）
- 絵文字がたくさんあるので表現しづらい感情を表現できる
- プログラムコードを視認しやすく送れる
- Google、Dropbox、Githubなどのサードパーティ製のツールと連携できる
SlackはWeb・IT業界を中心に広まったツールでソフトウェア開発などのプロジェクトでとても役に立つ便利なツールです。もちろん通常のメッセージにやりとりにも申し分なく活用できます。
Slackは無料で使うことができますが、無料プランだと一部の機能や制限が発生します。
ChatWork（チャットワーク）
ChatWorkもSlackと同様、1対1のコミュニケーションはもちろん、プロジェクトごとにグループを作って複数人とコミュニケーションができます。ChatWorkもビデオ通話に対応しています。
Slackは海外のチャットツールですが、ChatWorkは株式会社ChatWorkが開発した国産のチャットツールです。
ChatWorkの良いところは、Slackにはないタスク管理機能あることです。
例えば相手とメッセージにやり取りをしている時に「この資料を〇〇日までに提出お願いします。」という内容を送ったら、タスク内容、担当者、期限を設定することができます。
タスクが完了するまでは相手とのメッセージ画面にタスク内容がずっと表示されているので、忘れること少ないです。
ChatWorkは無料で使うことができますが、広告が表示されたり一部の機能が有料に切り替えないと使えない機能があります。
タスク管理・スケジュール管理ツール
プロジェクトの進捗状況を確認したり、従業員のスケジュール状況を把握するには、タスク管理・スケジュール管理ツールを導入するのが効率的です。
タスク管理・スケジュール管理ツールを導入すると下記のメリットがあります。
- 未完了タスク、対応中のタスク、完了したタスクを一言管理できる
- タスクに対して期限を設定できる
- 期限を設定したタスクをガントチャートで表示できる
- タスクの担当者を管理できる
- タスクに関わる確認事項や質問事項をメッセージでやり取りできる
- チーム内のスケジュールが把握できる
- ミーティング時間のセッティングがしやすい
など一般的なタスク管理ツールは上記の機能が揃っています。
タスク管理ツールもいろいろなツールがありますが、その中でもおすすめのタスク管理ツールを紹介します。
Backlog（バックログ）
Backlog（バックログ）は株式会社ヌーラボが開発した国産のタスク管理ツールです。
Backlogの良いところは上記で紹介した機能に加えてUI（ユーザーインターフェース）がとても使いやすいところです。タスク管理ツールは海外のツールが多く、英語で表記されていたり、オシャレで高機能に見えるけど、実際に使ってみると使いづらかったことが割とあります。
Backlogは30日の無料トライアル期間があり、その後は有料プランに切り替える必要があります。
Googleカレンダー
説明するまでもないと思いますが、Googleが開発したカレンダーツールです。
スケジュール管理ツールやアプリはいろんなものがありますが、1番便利で使いやすいのはやはりGoogleカレンダーだと思います。
Googleカレンダーは個人であればGmailアドレスがあれば、基本無料で使うことができます。法人の場合はGoogle Workspace（旧G Suite）に登録すれば、会社のメールアドレスでGoogleのサービスを使うことができます。
Googleカレンダーはチームメンバーのスケジュールを共有することができるので、会議に日程はプロジェクトのリリース日の共有なども容易にできます。またスケジュールはクラウドで管理されているので、Gmailアカウントでログインすれば、スマホからも別のPCからもスケジュールを確認することができます。
クラウドストレージ
クラウドストレージとは、物理的な保存スペースではなく、ネット上に保存できるスペースのことです。
クラウドストレージがあれば、離れた相手とデータの保存や共有ができるので、外付けHDDみたいにわざわざ物理的な保存機器を用意する必要がありません。
また外付けHDDは故障すればデータを安全に取り出すことが困難ですが、クラウドストレージの場合はデータが破損することはまずないので、データの保存リスクもクラウドストレージの方が優れています。
Dropbox（ドロップボックス）
クラウドストレージと言えばDropbox（ドロップボックス）を思い浮かべる人が多いと思います。それだけDropboxは1番有名なクラウドストレージサービスです。
Dropboxは個人プランとビジネスプランの大きく2つにプランが別れています。
個人プランだとベーシックプランで2GBの容量まで無料で使うことができます。それ以上容量を使いたい場合は有料のプラスプランかファミリープランを契約する必要があります。
ビジネスプランだと個人プラン同様にベーシックプランで2GBの容量まで無料で使うことができ、それ以上容量を使いたい場合は有料のプロフェッショナルプラン、スタンダードプラン、アドバンスプランなどがあります。
Google Drive（グーグルドライブ）
Google Drive（グーグルドライブ）はGoogleが開発したクラウドストレージサービスです。
Gmailアカウントを新規に取得すれば、個人プランだとGmailやGoogleのクラウドサービス全体を含めて15GBまで無料で使うことができます。それ以上の容量が必要な場合はGoogle Oneという有料プランを契約すれば、100GB〜30TBの容量を使うことができます。
法人の場合はWorkspace（旧G Suite）に登録すれば、30GBの容量を使うことができ（有料）、それ以上の容量が必要な場合は、契約プランに応じて100GB〜無制限の容量を使うことができます。
オンラインビデオツール
オンラインビデオツールは名前の通りネット上で通話ができるツールです。カメラを用意すれば顔を映しての会話ができ、複数人でのグループ通話も可能です。
コロナウイルス拡大によって在宅での仕事を余儀なくされるようになってから、オンラインビデオツール使ってのミーティングが増えたり、オンラインでのセミナーも増えるようになりました。
Zoom（ズーム）
Zoom（ズーム）はZoomのアプリをPCにインストールしてユーザー登録をすれば使うことができます。リモートワークを経験したことある人は1度は使ったことがあるのではないでしょうか。
1対1の通話であれば24時間無料で使うことができますが、3人以上の通話の場合は40分まで無料で使うことができます。
Google Meet（グーグルミート）
Google Meet（グーグルミート）はGoogleのオンラインビデオツールです。
Google MeetはGmailアカウントがあれば、ブラウザ上でオンライン通話が可能です。ソフトやアプリをPCにインストールする必要はありません。
無料で使うことができ、Zoomと違って3人以上の複数人のグループ通話でも時間制限なく使うことができます。
クラウド会計ツール（経理向け）
クラウド会計ツールは見積書、発注書、請求書などをオンライン上で管理することができ、また金融機関とデータと同期すれば、入金された金額や支払った金額を自動で帳簿付けしてくれる大変便利な会計管理ツールです。
個人事業主の面倒くさい帳簿管理や、法人の経理担当者の労働コストを大幅に削減できるので、もはや使わない理由が見つかりません。
クラウド会計ツールはfreee
とマネーフォワード 
の2強が業界シェアを競い合っており、2社とも経理・財務処理に必要な機能が揃っているので、機能面ではそんな大差はありません。また料金プランも差はほとんどありません。
唯一違う点は画面のデザインや操作性が違います。
個人的にはfreeeの方がUIが直感的に分かりやすく作られているので、経理をあまり経験したことがない人向けに作られた印象です。なので個人事業主や零細企業の初心者向けならfreeeという感じです。
マネーフォワードの方が決して操作性が悪いわけではありませんが、freeeより画面デザインが玄人向けな印象があるので、中小企業や大企業の経理担当者向けならマネーフォワードという感じです。
まとめ
リモートワーク・在宅勤務であると便利なツールについて紹介しました。
すべて揃える必要はありませんが、最低限チャットツールとオンライン通話ツールさえあれば、チーム内やクライアントとのコミュニケーションが対面でなくても取れるので、この2つの導入は必須と言えるでしょう。
その他のツールは業務を効率良くするのに便利なツールなので、導入しておくと今より生産性が向上すると思います。
これらのツールを導入して快適なリモート環境を構築しましょう。