ビジネスで取引先の相手や社内の人間に連絡する手段としてメールや電話を使っている人は多いと思います。
最近ではIT業界やスタートアップ企業を中心にSlackやチャットワークなどのチャットツールを使っている会社も増えてきました。
ただ、メール処理や電話応対をしていると、本来自分がすべき最も重要な仕事に集中することができない弊害が生じます。
本来やるべき仕事に集中できなければ、仕事のクオリティやスピードが落ち、定時に帰ることもできず、残業ばかりでいつのまにか疲弊していた。なんてことも起こってしまいます。つまり生産性が上がりません。
今回は仕事の生産性を向上させるメール処理・電話対応のやり方について書いていきます。
そもそもメール対応ってそんなに重要ですか？
よく仕事のできる人はメールの返信が早いという人がいます。メールの返信速度が早い＝処理能力が早い、またはプロジェクト全体のスピードが上がるのでこの理屈は一理あると思いますが、私はメールの返信が早い人は必ずしも仕事ができるとは思いません。
なぜかというとメールの相手に縛られていて本来やるべき重要な仕事に集中できていないからです。
よくメールを処理すること自体が仕事だと思っている、勘違いした人がいると思いますが、メールは意思疎通を図ったり情報を共有するツールであって、何も生み出していません。ただの連絡手段です。
メール対応することにウェイトを置くのではなく、何かを作ったり生み出したり、何かを売ったり価値を生み出すことにウェイトを置き、生産性を向上させましょう。
メールは決まった時間にチェックする
メールは決まった時間にチェックすることを強くおすすめします。こまめにチェックするのはやめて、朝会社に来た時、お昼休憩が終わった時、帰る1時間前など、自分でメールを処理する時間をスケジュールしておくことが重要です。
よく言われていることですが、ある作業中に別のことをしたら、元の作業に戻って集中力を取り戻すには、約15分〜25分かかると言われています。
つまり頻繁にメールをチェックしていると、その分集中するための時間を奪われ、仕事の生産性が落ちることは明白ですね。
メールソフトを常時起動していたり、メールをブラウザで開きっぱなしで仕事している人は、すぐにソフトやタブを閉じて目の前の仕事に集中しましょう。
メールを受信してもすぐに返信しない
メールの返信も緊急を要さない内容であれば、すぐには返信せずに決まった時間にまとめて返信しましょう。
都度都度メールが受信する度に返信していては時間のロスが生じる一方です。
でも、メールはなるべく早く返信しないと相手に悪い印象を与えるんじゃないか？と心配になる人がいますが安心してください。
余程の緊急を要する内容でなければ、メールを受信してから24時間後に返信しても何も悪いことは起きません。
私はこの習慣を3年くらい続けていますが、問題が起きたことは一度もありません。そもそも緊急な要件だとしたら電話がかかってきます。
またメールの返信の時には伝えるべき内容を端的に伝え、できるだけメールの往復がなるべく起きないように文章を考えることがポイントです。
フィルタを設定をして無駄なメールは受信スキップ
会社で仕事をしていると自分にとってはそこまで重要ではないメーリングリストに登録されることもあると思います。
メーリングリストは情報共有には便利ですが、関わる案件や範囲が広ければ広いほど、その分メーリングリストのメールが自分の受信フォルダに溜まっていきます。
私の経験上関わりの薄いメーリングリストほどメールの本文は読まずにそのままアーカイブしてしまうので、ほぼ無駄なメールに分類されていました。
またbacklogなどの進捗管理ツールや宅ファイル便などのストレージサービスなどのWebサービスにアドレスを登録していると、そのWebサービスに関するメルマガや営業メールなどもどんどん受信フォルダに溜まってきます。
このような不必要なメールをいちいち開いて既読にして、アーカイブフォルダに移すのは面倒ですし、無駄な作業の蓄積が起きるので、思い切ってフィルタを設定して、受信フォルダをスキップさせて既読にする設定にしておきましょう。
フィルタを設定しておくと、毎日無駄なメールの処理をする時間を削減することができます。小さな削減ですが、1年に換算すると結構な時間削減になります。
電話が鳴っても出ない
電話は自分の作業を中断させる厄介なツールです。思い切って出ないことをおすすめします。
新社会人になりたての人は上司や先輩から電話に出ろとうるさく言われるので仕方がない部分がありますが、自分に後輩ができたり、立場が上になったら、自分が出るのではなく、後輩や自分より立場の下の人に出てもらいましょう。その分に自分は本来集中すべき仕事に全身全霊を注ぎましょう。
またよく社交の場で携帯電話番号を交換したがる人がいますが、むやみに交換しない方が後々めんどくさい電話がならないで済みます。
自分が本当に連絡を取りたい人、今後関係を持ちたい人とだけ電話番号を交換しましょう。
スマホやデスクトップ通知はオフに設定する
スマホやパソコンの通知をオフにするだけで、生産性が劇的にアップします。
スマートフォンで仕事のメールを確認できるようにしている人は大勢いると思いますが、メールを受信した時の通知はオフにしておきましょう。
またチャットワークやSlackなどのチャットアプリなどの通知もオフにしておきましょう。チャットアプリは手軽でコミュニケーションがしやすいので便利ですが、引っ切り無しに通知が届きがちになります。スマホだけでなく、パソコンのデスクトップ通知もオンにしている人はオフにしておきましょう。
通知をオフにするだけで、集中力が途切れる可能性を低下させてくれます。
そしてチャットアプリのメッセージも決まった時間にまとめて返信するようにしましょう。
まとめ
繰り返しになりますが、メールや電話は意思疎通や情報共有の手段であって、何も生み出しません。
仕事の大半の時間をメール処理や電話対応に費やしては生産性は決してあがりません。本当にやるべき重要な仕事にフォーカスして生産性を上げましょう。
